Hur avancerar sammanslagningen av Stakes och
Folkhälsoinstitutet?
 Tack för frågan: överraskande bra. Social- och
hälsovårdsministeriet skapade organisationen för
sammanslagningsprojektet i april. Organisationen består av en
styrgrupp, en ledningsgrupp och fem innehållsarbetsgrupper.
Arbetet inleddes med en rivstart och ett stramt tidsschema,
som hittills hållit rätt bra. När arbetet avancerat har det
vid behov skapats nya arbetsgrupper, bland annat för att
kartlägga det nya institutets uppgifter och önskvärda
synergifördelar.
Det nya institutets strategi utarbetades i gott samförstånd, och
projektets styrgrupp godkände strategin den 12 juni 2008. Den
innehåller nio huvudriktlinjer, som det nya institutets verksamhet
bygger på.
Förvaltningslagen om det nya institutet överlämnas inom kort
till riksdagen, där den behandlas som en budgetlag. I lagförslaget
är det nya institutets preliminära namn Institutet för hälsa och
välfärd. Namnet är en kompromiss av de båda institutens
ursprungliga namnförslag.
När strategiarbetsgruppen utarbetat strategin, fortsatte gruppen
som en strukturarbetsgrupp med uppgift att utforma det nya
institutets organisation i huvuddrag. Det första utkastet
överlämnas till styrgruppen den 8 september 2008.
En matrismodell skapas
Det verkar som om en organisation av matrismodell, som stödjer
sig på strategiska riktlinjer, håller på att uppstå. Institutet är
indelat i många verksamhetsområden, som styrs av en traditionell
vertikal hierarki. Särskild vikt försöker man att lägga vid
horisontala strukturer och processer som sträcker sig över alla
verksamhetsområden. Sådana kunde vara till exempel forskning,
utveckling, innovationer och informationsstyrning. Dessa tvärgående
strukturer är just sådana helheter som sammanslagningen av de
nuvarande instituten bygger på och som medför de största
synergifördelarna. Det är klart att dessa verksamheter måste ha sin
egen tydliga struktur och sitt eget ledningssystem.
För närvarande fylls de ovan beskrivna organisationslådorna med
olika verksamheter, som har tagits fram i innehållsarbetsgrupperna.
I dessa arbetsgruppers arbete har tiotals - kanske hundratals - av
de båda institutionernas anställda deltagit. Placeringen av
personalen kan påbörjas först när den slutliga organisationen
godkänts. Ingen kommer att sägas upp, men vissas arbetsuppgifter
kan förändras.
Två starka kulturer går samman
En av sammanslagningens största utmaningar är mötet mellan två
olika och starka kulturer och att förena dem. Detta har förberetts
genom otaliga möten mellan de anställda och olika workshoppar. I
augusti fick personalen svara på en kulturanalysenkät, vars
resultat analyseras för närvarande. Arbetet fortsätter genom 36
kulturworkshoppar i september.
Och atmosfären? Man har försökt informera personalen vid de båda
instituten på ett så öppet och aktuellt sätt som möjligt. En intern
webbplats (uusilaitos.fi) har upprättats för personalen. På
webbplatsen finns massor med information: mötesprotokoll,
föredragningslistor, mellan- och slutrapporter. I praktiken finns
där antagligen all tillgänglig information om processen. På
webbplatsen är det också möjlighet att säga sin åsikt och att
kommentera.
Det verkar som om inställningen till sammanslagningen i huvudsak
är positiv och att förväntningarna på det nya arbetsinnehållet och
arbetsorganisationen är ljusa. Naturligtvis finns det också de som
oroar sig för sin ställning och sina framtida arbetsuppgifter, men
atmosfären har allmänt taget en fräsch doft.
Det blir nog bra, tror
Mauno Konttinen
generaldirektör |