Sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisterin rekisteriseloste

20.1.2010
Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
Postiosoite: PL 30
Postinumero: 00271 Helsinki
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelin: 029 524 6000

2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Nimi: Päivi Tossavainen
Virka-asema: Kehittämispäällikkö
Puhelin: 029 524 7670

3. MUUT REKISTERIN ASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Nimi: Raija Kuronen, puh. 029 524 7477; Kirsi Seppälä, puh. 029 524 7380

4. REKISTERIN NIMI
Sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri

5. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Lakisääteinen. Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) 2 §.

6. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Tuottaa tietoa sosiaalihuollon laitoshoidosta ja ympärivuorokautisesta sekä ei-ympärivuorokautisesta asumispalvelusta, kotihoidosta, laitosten toiminnasta ja niiden asiakkaista ja valtakunnallista ja alueellista seurantaa ja tutkimusta varten.

7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri sisältää tietoja vuodesta 1995 lähtien. Rekisterin tietosisältöön on tänä aikana tehty pienehköjä muutoksia, mutta oleellisin tietosisältö on kuitenkin pysynyt lähes samana tietojen kuvatessa palvelujen tuottajaa, asiakasta, asiakkaaksi (hoitoon) tuloa ja hoidosta poistumista sekä asiakkaan saamaa hoitoa ja palveluja.

Hoitoilmoitustietojen lähettämisestä annetaan ohjekirja (HILMO; Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon hoitoilmoitus - määrittelyt ja ohjeistus, THL Ohjeita ja luokituksia).
Hoitoilmoituksen perustietolomakkeen tietosisältö
(koskee hoidon päättymistä sekä asiakaslaskentaa, joka tehdään joka vuosi)

Palvelun tuottaja
1. Koodi
2. Koodin tarkennin

Potilasta/asiakasta kuvaavat tiedot
3. Henkilötunnus (rekisterissä henkilötunnus korvataan kryptatulla tunnuksella ja henkilötunnus poistetaan rekisteristä)
4. Kotikunta
5. Postinumero
6. Palveluala
7. Vakituinen asumismuoto

Hoidon alkamista kuvataan seuraavilla tiedoilla
8. saapumispäivä
9. mistä tuli
10. lähtöpaikan laitoskoodi (jos tuli hoitoon toisesta laitoksesta)
11. lähtöpaikan laitoskoodin tarkennin
12. hoitoon tulon syy
13. hoidon tarve tullessa
14. RAI-järjestelmästä kustannuspaino (jos on tiedossa)

Hoitotietoja ja asiakkuuden perusteita kuvataan seuraavilla tiedoilla
15. päädiagnoosi
16. sivudiagnoosit
17. hoidon tarve lähtiessä/laskentahetkellä
18. pitkäaikaishoidon päätös (kyllä/ei)

Hoidosta poistumista kuvataan seuraavilla tiedoilla
19. lähtöpäivä
20. jatkohoito
21. jatkohoitoyhteisön koodi
22. jatkohoitoyhteisön koodin tarkennin

Muut tiedot
23. Ostopalvelun tilaaja ja sen yhteisökoodi
24. Asiakaslaskennassa ilmoitetaan asiakkaan tarkoituksenmukainen hoitopaikka

Kotihoidon laskennassa kerätään edellä mainittujen lisäksi tietoja seuraavasti

Hoitotietoja ja asiakkuuden perusteita kuvataan seuraavilla tiedoilla
1. hoidon tarve laskentahetkellä
2. tarkoituksenmukainen hoitopaikka
3. palvelu ja hoitosuunnitelma tehty (kyllä/ei)

Kotihoidon lisätiedot
4. asumista haittaavat tekijät

Marraskuun aikana saadut palvelut
5. kotipalvelun käynnit
6. kotisairaanhoidon käynnit
7. yhteiskäynnit (ei eroteltavissa)
8. päiväsairaalakäynnit tai vanhusten päivähoitokäynnit vanhainkodissa / palvelukeskuksessa
9. palvelupäivät yhteensä
10. työtunnit yhteensä
11. tukipalvelut (kyllä/ei) sekä tukipalveluiden laji
12. omaishoidon tuki (kyllä/ei)
13. muu tuki (kunnalle maksuton) (kyllä/ei)

8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET JA REKISTERIN KOKOAMINEN
Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon hoitoilmoitus -määrittelyt ja ohjeistus kirjassa on annettu ohjeet siitä:
- mitkä palvelujen tuottajat ovat velvollisia lähettämään tietoja rekisteriin ja tietojen luovutuksen perusteet
- mikä on tietosisältö
- miten tiedot toimitetaan rekisteriin
- miten huolehditaan tietojen salassapidosta

Hoitoilmoitukset kootaan vuosittain valtakunnalliseksi hoitoilmoitusrekisteriksi. Tiedot lähetetään rekisterin ylläpitäjälle pääosin disketeillä tai cd-levykkeillä. Osa ilmoituksista tulee lomakkeilla.

9. REKISTERITIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTUS
Rekisteritietoja ei luovuteta tunnistettavassa muodossa.

10. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisterin tietoja käytetään tilastollisesti yhdessä terveydenhuollon hoitoilmoitusrekisterin ja kotihoidon asiakaslaskennan kanssa kuvaamaan palvelujen käyttöä, kustannuksia ja palvelujen kohdentumista eri väestöryhmiin alueittain.

11. REKISTERITIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS

Rekisterin henkilötiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Hoitoilmoitusrekisterin aineistosta tuotettuja tilastoja ja sellaisia tietoaineistoja, joista salassapidon alaiset tiedot on poistettu ja joista ei ole mahdollista identifioida yksityisiä henkilöitä, voidaan luovuttaa ulkopuoliselle.

12. HENKILÖREKISTERIIN TALLENNETTAVIEN HENKILÖIDEN MÄÄRÄ

Sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteriin tulee vuosittain yhteensä yli 230 000 ilmoitusta noin 1300 palvelunantajalta, noin 80 000 asiakaslaskennan ilmoitusta ja noin 140 000 päättymisilmoitusta. Yhteensä palvelujen parissa oli vuonna 2010 noin 117 000 henkilöä. Vuosittain marraskuussa kerättävän kotihoidon laskennan tiedot koskevat tietoja yli 100 000 henkilöstä ja noin 700 palveluntuottajasta.

13. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN
Rekisteröidyillä henkilöillä tai heidän edustajillaan ei ole tarkastusoikeutta hoitoilmoitusrekisteriin, koska tietoja käytetään yksinomaan tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

14. VIRHEEN KORJAUS
Hoitoilmoitusrekisterissä ilmenevät virheet pyritään korjaamaan normaalin rekisterin kokoamis- ja ylläpitomenettelyn yhteydessä heti kun virhe havaitaan. Virheellisiksi tai puutteellisiksi todetut ilmoitukset palautetaan yleensä ao. tietojen lähettäjälle korjattaviksi.

15. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tietosuoja ja -turva on järjestetty Stakesin Tietoturvaohjeen (päivitetty 1.12.2004) mukaisesti. Stakes ja Kansaterveyslaitos yhdistyivät vuoden 2009 alussa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokseksi. Uuden laitoksen tietosuoja ja -turvaohje on valmisteilla ja otetaan käyttöön sen valmistuttua.