7.9.2007

Stakesin lausunto: Valtionhallinnon arkkitehtuurin suunnittelu - yhtenäinen toimintamalli toiminnan ja tietojärjestelmien suunnitteluun

Yleiset huomiot

Toimivan tietohallinnon ja tietojärjestelmien taustalla on huolellinen suunnittelu pohjautuen arkkitehtuuriajatteluun. On selvää, että yksittäisiä onnistumisia voi tapahtua ilman selkeätä arkkitehtuuriajattelun noudattamista, mutta pitkällä tähtäimellä hyvin arkkitehtuuria noudattava ja kehittävä organisaatio vie voiton sellaisesta, jonka arkkitehtuuriajattelu ei ole suunniteltua.

Nyt lausunnolla oleva "Valtionhallinnon arkkitehtuurin suunnittelu - yhtenäinen toimintamalli toiminnan ja tietojärjestelmien suunnitteluun" sisältää monia tärkeitä ja huomioonotettavia seikkoja. Valitettavasti materiaalin laajuuden vuoksi sen ongelmaksi muodostuu sivumäärä, sillä lähes 600-sivuisen kokonaisuuden hahmottaminen vie IT-ammattilaiseltakin paljon aikaa.

Toimintamallin parasta antia on sen laajuus sekä osassa liitteitä käytetyt havainnolliset esimerkit. Vaikka mukana toimintamallia laatimassa on ollut useita eri yritysten konsultteja, siitä on kuitenkin saatu sisällöltään, termistöltään ja ajatuksiltaan yhtenäinen ilman, että samoja asioita toistetaan liiaksi mallin eri osissa. Termit on pääsääntöisesti selostettu kattavasti, mutta erillinen kaikki liitteet yhteen kokoava sanasto helpottaisi aiheen ymmärtämistä.

Oleellinen seikka on, että nyt luotava arkkitehtuuri luo pohjan, jota jatkossa kaikkien hallinnonalojen tulee toteuttaa. Tällä tavalla toivottavasti vältetään se ongelma, että vuodesta toiseen ulkopuoliset konsulttiyritykset pystyvät rahastamaan valtionhallinnosta merkittäviä summia samanlaisista arkkitehtuuri/järjestelmäratkaisuista.

Tarkemmat huomiot

Loppuraportin yhteenveto-asiakirjaan tulisi tehdä vielä tiiviimmin luettelo niistä eduista, joita yhteisen arkkitehtuurin kehittämisellä saavutetaan. Tällaisesta tai jopa erillisestä organisaatioiden johdolle suunnatusta tiivistelmästä olisi hyötyä esiteltäessä asiaa organisaatiojohdolle.

Liitteessä 1 Arkkitehtuurin hallintamalli [AH] s. 59 oletetaan, että "arkkitehtuurin hallintamalli voidaan ottaa käyttöön nykyisellä valtionhallinnon johtamisjärjestelmällä" mutta jatkossa ilmeisesti epäillään, että tällainen vapaaehtoisuuteen perustuva toiminta ei kuitenkaan johtaisi kovinkaan konkreettiseen tulokseen. Suunnitelman kunnianhimoisuus, tarvittavat toimintakulttuureiden muutokset ja kaikesta seuraavat konkreettiset tehtävät sekä niiden vaatimat resurssit ovat ylioptimistisia, jotta tämä muutos voidaan toteuttaa nykykyisillä johtamisjärjestelmillä.

Ratkaisumalleina [AH s. 51] esitetään kolme vaihtoehtoista mallia. Niistä todetaan epäsuorasti, että ilmeisesti ei ole realistisia mahdollisuuksia luoda tarpeeksi hyvin resursoitua keskitettyä yksikköä, joka selviytyisi tehtävästä. Hajautetusta vaihtoehdosta esitetään arvio, että osaamisen kehittäminen ja koulutustarve on valtava (siis mahdottoman suuri?) ja kysytään miten käy organisaatioriippumattomien prosessien. Hallinnonaloittain koordinoidusti järjestetty ratkaisu tarjotaan synteesinä. Siitä jätetään pois resurssipohdiskelu, joten se jää näyttämään abstraktilta välimuodolta, jolla ei ole edellisten vaihtoehtojen mittasuhdeongelmaa. Tämä sitten tarjotaankin ratkaisuksi.

Hallinnonalan koordinoituun ratkaisuun perustuva malli näyttää nojaavan siihen, että hyödynnetään edistyneiden virastojen osaamista. Kaikesta päätellen ministeriöillä ei arkkitehtuuriosaamista ole. Kannattaa huomata tämän konsultoinnin merkitsevän, että jotkut henkilöt olisivat silloin osittain pois oman laitoksensa resursseista - mahtaako tämä onnistua käytännössä? Pitäisi tehdä arvio paljonko tarvitaan täysipäiväisiä arkkitehtuuriosaajia. Olettamus voisi olla se, että arkkitehtejä tarvitaan useita, koska ensimmäisessä vaiheessa tulee oppimis- ja perehtymisjakso, jonka aikana arkkitehtien on toimittava (opittava toimimaan) myös oman organisaation sisäisinä muutosmoottoreina. Yhtenä uhkana arkkitehtuurihankkeelle perustellusti todetaan vaara 'reaalimaailman ratkaisut ja tehdyt linjaukset alkavat poiketa toisistaan'. Näin siksi, että tarpeet ovat moninaiset ja muuttuvat. Poikkeamahaluihin on ratkaisuna rajoitettu erityistapaus ja arkkitehtuurin muutosehdotus. Tarve vahvalle osaamiselle paljastuu myös näiden muutosten käsittelystä. Muutosehdotuksen hylkäykseen ja siitä tiedottamiseen on aivan oikein laitettu, että päätöksentekijällä on vastuu arvioida, millä ratkaisulla ko. muutospyynnön tehnyt organisaatio voisi edetä sekä neuvoa ja tukea ko. organisaatiota arkkitehtuurin mukaisen ratkaisun löytämisessä.

Ehdotuksen toteutus vaatisi laitoksilta muutoksia toimintatapoihin ja aluksi lisätyötä. Mielenkiintoinen on liite 3 eli IT-toiminnan roolijako. Jos sen mukainen tietohallinto/IT-palvelutuottaja-roolijako edellytetään kaikilta, se näyttäisi vaativan organisaatiomuutoksia useimpiin organisaatioihin, mukaan luettuna Stakes.

Stakesin kannalta erityisesti liitteessä 7 Perustietovarastojen hinnoittelu esille nostettu omakustannusmalli on merkittävä parannus, joka tulisi saattaa voimaan tietojensiirtoon niin perustietovarastojen kuin muiden säännöllisten tietoaineistojen luovutusten yhteydessä valtionhallinnon organisaatioiden välillä.

Liittessä 9 käytettyä SWOT-analyysin käyttöä voisi laajentaa käytettäväksi laajemmin myös muissa ohjeissa.

Liitteessä 11 Arkkitehtuurikyvykkyyden kypsyystasomalli todetaan:

"Projektiryhmä suosittelee koko valtionhallinnon arkkitehtuurikyvykkyyden tavoitetasoksimallia, missä julkishallinnon päätöksentekotason (valtionhallinto) kypsyystaso on 4,kohdealueen (tyypillisesti hallinnonala) tavoitetaso on 4 ja poikkeustapauksissa 3 sekäosa-alueen (virasto / laitos) tavoite on 2-4."

Lisäksi liitteessä 12 kohdassa 8 Riskit todetaan, että valtaosa pienemmistä virastoista ja laitoksista ovat kypsyystasomallin tasolla 1.

Jotta edellä kuvattu tavoite saavutetaan esitettyyn vuoteen 2015 mennessä, edellyttää se merkittävää panostusta koulutukseen, johdon sitouttamiseen sekä tarvittavien työvälineiden kehittämiseen ja levittämiseen käytännön työssä.

Koko laajan kokonaisuuden ehkä mielenkiintoisinta ja heti hyödynnettävissä olevaa materiaalia ovat liitteessä 11 arkkitehtuuritason kypsyysmalliin liittyvät taulukot sekä valmiit mallipohjat.

Toimintamallin käytettävyys

Tässä esille nousee selkeästi myös se, että arkkitehtuuriasiat kilpailevat nyt samanaikaisesti useiden muiden ValtIT:n / VAHTI-kärkihankkeiden kanssa. Työtilanne on useissa pienemmässä organisaatiossa sellainen, että samat henkilöt joutuvat tekemään hyvinkin erilaisia työtehtäviä ja esimerkiksi STM:n hallinnonalalla pelkästään arkkitehtisuunnitteluun erikoistuneita henkilöitä on todella vähän.

Tällöin syntyy "kilpailu" siitä, mihin osa-alueisiin olemassa olevat resurssit sijoitetaan. Tällöin perustehtävien ulkopuolelle jäävä aika joudutaan jakamaan useamman eri kehittämishankkeen kesken, jolloin tapahtuu väistämätöntä priorisointia. Valtionhallinnon olemassa olevan osaamistason tietäen, arkkitehtuuriasioiden kehittäminen ei välttämättä nouse listalle kovinkaan korkealle. Pelkästään palkkaamalla tai muuten resursoimalla hallinnonalojen omia arkkitehtejä ja muodostamalla arkkitehtiryhmiä ei asia etene välttämättä toivotulla tavalla, vaan tämä edellyttää selkeästi organisaatiojohdon sitouttamista asiaan. Asia on kuitenkin hyvin tekninen ja tämän takia asian tiedottaminen ja kouluttaminen vaativat selkeästi oman projektin.

Helsingissä, 7.9.2007

Pääjohtaja Vappu Taipale

Tietohallinto- ja tietoturvapäällikkö Kimmo Rousku